Les outils

Comment choisir vos outils

Le nombre d'outils a explosé ces dernières années, l'offre évolue sans cesse et rapidement. Dans ce contexte, comment mettre en place un processus de sélection d'outils efficaces qui puisse être pérenne et accepté le plus facilement, par le plus grand nombre ?

Où trouver les bons outils ?

Tout d'abord, il est toujours utile de partir de l'existant, de l'expérience terrain :
Récolter auprès des différentes équipes les informations sur les outils utilisés et pourquoi ils le sont. Il est indispensable de bien comprendre ce qu'un outil peut apporter : quels sont les points forts de chacun des outils utilisés pour solutionner un problème ou effectuer une tâche : gains de temps, économie d'une compétence rare, meilleure collaboration, etc. Il est parfois important de s'attarder sur le contexte d'utilisation s'il est particulier à une équipe, afin de correctement évaluer si le gain est universel, c'est à dire reproductible dans une autre équipe, ou non. Une fois les ressources internes listées, si les solutions ne semblent pas convenir ou être insuffisantes, vous pouvez élargir vos recherches : réseaux de contacts professionnels, communautés de pratique, réseaux sociaux, recherche internet.

Tips : Toujours privilégier les retours d'expérience les plus complets possible. Une fois que vous avez une liste de solutions possibles, il est temps de les évaluer.

Choisir c'est renoncer !

La phase exploratoire de recherche d'outil passée, il faut comparer puis choisir. Souvent la phase de recherche a permis de découvrir un ensemble de gains potentiels, et donc de critères de sélection. Il faut maintenant prioriser et affiner ces critères.

Avant de faire votre choix définitif, il est utile de lister clairement les critères à évaluer : ils doivent correspondre aux gains attendus, aux problématiques à résoudre et éventuellement à des limites qui vous sont propres.

Il est important d'identifier et de consigner ces critères par écrit, sinon il est fort probable que le travail soit à recommencer intégralement plus tard. Ce travail écrit servira également de base pour aider à l'adoption de l'outil, si besoin.

En effet, communiquer autour des gains attendus et des problématiques à résoudre permet d'échanger clairement et ainsi d'éviter les remises en cause de dernière minute.

Adapter l'outil ou s'adapter à l'outil

Adopter un outil peut bousculer certaines pratiques, et c'est le moment de questionner ses habitudes. Il peut être bénéfique de remettre en question l'utilité de certains choix historiques, là encore le travail de recherche et l'identification des critères aident à clarifier ce qui doit être revu et ce qui doit être conservé dans les processus existants.

Certains outils permettent des configurations assez avancées pour s'adapter à vos usages. Il est important de profiter de cette souplesse, mais gardez à l'esprit que les configurations très avancées ou trop spécifiques peuvent complexifier l'utilisation et la prise en main de l'outil sur le long terme.

Finalement, une fois un outil choisi, le plus important reste de tirer pleinement partie des fonctionnalités proposées et des possibilités offertes.

Tirer pleinement partie de vos outils

A l'image des réseaux sociaux, les outils ont toujours un peu plus vocation à nous rapprocher et deviennent de plus en plus collaboratifs en permettant d'échanger, d'interagir et de collaborer dans les meilleures conditions.

Un bateau ne se dirige pas seul

En effet, si on prend comme image la navigation d'un bateau, celle-ci ne se fait pas avec une seule personne ou du moins pas sans aide extérieure. Notre capitaine de bateau a besoin d'un équipage et d'outils pour l'aider à naviguer. Dans une entreprise, cette image se confirme. Une personne seule ne pourra pas ou alors très difficilement porter un projet dans les meilleures conditions sans les bons outils.

Les outils d'aujourd'hui permettent de plus en plus de collaboration, de communication et d'interaction pour naviguer vers la réussite.

Quoi de mieux qu'une équipe solidaire qui avance main dans la main ?

Certains outils comme Miro, Figma, Teams, Jira, FigJam et bien d'autres encore, nous poussent à centraliser les échanges entre collaborateurs et par voie de conséquence à les fluidifier. Evitons les petits papiers qu'on se passe de la main à la main au détour d'un couloir et réunissons-nous autour d'un même lieu (un e-lieu) où chacun pourrait apporter sa pierre à l'édifice, où chacun pourrait apporter des idées, des solutions à un problème car seul on avance mais a plusieurs on avance mieux et on va plus loin.

Un référentiel commun pour les rassembler tous

Avoir des outils c'est bien à condition que l'on sache lesquels et à quoi ils servent. C'est pourquoi un référentiel de ces outils est important pour en simplifier l'accès et pouvoir les évaluer tous ensemble. Car si certains outils sont indispensables, d'autres pourraient l'être beaucoup moins soit parce qu'ils font doublon, soit parce qu'ils ne sont pas obligatoirement qualitatifs selon les besoins.

Améliorer encore et toujours

Prenons une autre image : imaginez cette belle épée si brillante magnifiquement forgée. Et bien pour arriver à ce résultat il a fallu un forgeron mais surtout des outils pour la forger, et bien évidemment, on ne prendra pas une petite cuillère ou une truelle pour effectuer ce travail. Le forgeron a besoin des bons outils et qui d'autre que lui saura choisir son marteau ou son enclume. Dans une entreprise encore une fois c'est la même chose, une approche centrée sur l'humain est importante car ce sont les collaborateurs qui vont utiliser ces outils au quotidien. Et vous ne voudriez pas qu'ils boudent un outil car celui-ci n'est pas facile d'utilisation ou pas efficace dans leur tâche quotidienne.

Mettre en place un pilotage des outils

Dans le chapitre sur le pilier “Coordination des équipes” nous avons abordé l'importance d'une approche centrée sur l'humain. L'association des piliers “Coordination des équipes” et “Outils” joue un rôle primordial dans la réussite du Design Ops.

Le pilotage des outils est une brique déterminante dans l'approche du Design Ops. Aussi, il est important de prêter une attention particulière pour mettre en place un pilotage des outils.
Aujourd'hui les équipes collaborent sur des projets où les outils sont riches en fonctionnalités et régulièrement mis à jour.

Selon la maturité des collaborateurs qui composent une équipe et leur maîtrise du processus Design dans le cadre d'un projet, la complexité des outils peut-être l'un des facteurs à mesurer.

Dans ce contexte, quels sont les éléments clés pour mettre en place un pilotage des outils ?
Nous allons évoquer 5 points clés pour vous aider et vous questionner sur ce sujet.

1. S'assurer et mesurer l'intérêt d'un outil pour les équipes et leur productivité :
   • Soyez à l'écoute des collaborateurs qui composent votre équipe pour vous assurer de l'intérêt qu'ils portent dans le choix des outils.
   • Définissez des critères vous permettant de mesurer l'impact sur la productivité.
   • Impliquez vos équipes dans le pilotage des outils
2. Aligner le choix des outils et la capacité de productivité aux objectifs du processus Design :
   • Définissez des objectifs clairs basés du processus Design
   • Intégrez des facilitateurs pour aider les équipes à travailler efficacement et à rester concentrées sur les objectifs du processus Design.
   • Améliorez le processus Design, y compris l'ajustement des outils, le temps nécessaire pour permettre aux équipes de produire et délivrer le travail
3. Gestion des coûts et des licences :
   • Gérez globalement, validez les outils principaux et transverses
   • Allouez une enveloppe par équipe pour les outils secondaires et locaux
   • Indice de performance des coûts : Valeur acquise (VA) / coût réel (CR)
4. Vérifier que le choix des outils sont alignés aux critères de l'entreprise :
   • Niveau 1 : Contraintes de l'entreprise (Sécurité, DATA, etc.)
   • Niveau 2 : Support (MAC, PC) et environnement compatible
   • Niveau 3 : Fonctionnalités et outils collaboratifs non bloqués
5. Tester un processus avant de l'implémenter, c'est mieux :
   • Définissez ce que vous souhaitez améliorer. Pourquoi testons-nous ?
   • Donnez les clés à v otre équipe pour tester. Comment testons-nous ?
   • Apprenez de votre test pour avancer et itérer, si nécessaire.

En conclusion

L'adoption des outils qui vous permettent d'être plus efficace se fait soit de façon organique par l'utilisation quotidienne (personne autodidacte ou partage en groupe), puis par une évangélisation auprès d'autres équipes, soit de façon plus organisée pour les outils plus structurants ou issus de choix d'entreprise (ayant des implications stratégiques).
Dans tous les cas, il est important de s'assurer que le savoir, la bonne connaissance de l'outil et la raison de son utilité soient partagés entre les personnes d'une équipe. S'il est important de faire adopter globalement et rapidement un outil spécifique, la communication et le partage de connaissance, initial ou continu, doivent être envisagés.
Nous espérons vous avoir apporté quelques fondamentaux sur le pilier«Outils» du Design Ops et vous permettre d'initier le processus au sein de votre organisation.
Si vous souhaitez analyser votre situation ou si vous souhaitez initier ce sujet, nous vous invitons à consulter des experts du Design Ops via le site internet (www.designops.fr) où vous pourrez échanger et participer auprès de la communauté du Design Ops.
Vous avez déjà parcouru trois des quatre piliers du Design Ops, ne vous arrêtez pas en si bon chemin. Il est temps pour vous de faire le tour de notre 4ème et dernier pilier pour en savoir plus sur la « Culture du Design ».