La collaboration
Organiser une bonne collaboration c'est travailler autour des concepts d'intelligence collective et de synchronisation tout en accompagnant l'entreprise dans son évolution.
L'intelligence collective
Nous avons la chance, dans le Design, d'avoir des méthodes reposant sur des connaissances et théories en psychologie sociale et cognitive. Nous pouvons les appliquer au sein d'une organisation afin de bénéficier de toutes les connaissances et compétences nécessaires, faire en sorte que tout le monde trouve sa place et avance en groupe.
Comment faire?
S'inspirer des daily meetings, partager de l'information stratégique et/ou opérationnelle est une bonne pratique afin d'éviter au maximum l'effet silo. Ce dernier provoque des freins, des obstacles et en général le résultat final est rarement celui attendu par toutes les parties.
Il ne faut en aucun cas hésiter à provoquer des rituels pour pouvoir partager une information, ou demander du feedback, ou questionner en cas de doute.
Qu'il s'agisse de l'équipe Design, ou des interactions avec d'autres équipes, l'intelligence collective sera au service de la collaboration dans une organisation.
Le pouvoir de la synchronisation
Plus nous raccrochons les équipes autour du bien commun, plus la solution sera de qualité. Un des points les plus difficiles est de savoir identifier quelles informations intéressent les bonnes personnes. Ainsi nous permettons d'inclure les bonnes personnes dans les bons processus et réunions. Celles-ci pourront prendre les bonnes décisions. Vous éviterez également d'ennuyer certains collaborateurs qui parfois ont l'impression de perdre leur temps dans des points n'étant pas directement utiles à leur travail.
D'autre part, la constitution des équipes en termes de nombre de participants est un sujet à observer. Plus il y a de membres au sein d'une équipe, plus le nombre d'interactions et d'efforts pour maintenir un niveau de connaissance homogène augmente. Nous observons qu'entre 5 et 7 personnes le groupe de travail obtient la meilleure productivité et efficacité possible.
Tips : Garder en tête que se synchroniser ne veut pas dire « ajouter tout le monde »
Le Designer au sein de l'entreprise
Les équipes Design prennent place à différents moments de vie d'une organisation.
Elles doivent donc apprendre à travailler ensemble et avec les autres équipes. En appliquant les bonnes pratiques sur nos propres équipes, nous démontrons par l'exemple leur efficacité au reste de l'organisation. Cela permet aux autres acteurs d'adhérer plus facilement à notre approche. Le but est d'accompagner l'organisation et de s'y intégrer, d'apprendre à travailler avec le Design, et avec toutes les personnes nécessaires afin de créer une solution de qualité. Pour ce faire, il est nécessaire de s'assurer que le Designer occupe pleinement sa position dans l'organisation.
A l'extérieur de l'équipe Design
Le Design Ops doit comprendre son environnement et le contexte dans lequel il travaille afin de s'intégrer, d'asseoir sa légitimité et surtout de pouvoir apporter la meilleure plus-value possible à l'organisation au sein de laquelle il s'implique. Il pourra alors proposer les processus, outils et stratégies les plus adaptés.
Connaitre le contexte où nous nous situons
Connaître ou découvrir la maturité du groupe ou de l'entreprise est un point essentiel. Un travail d'observation sera la première étape pour y parvenir.
Une fois la maturité évaluée, il faudra par la suite identifier des alliés, autrement dit, des personnes qui vous faciliteront l'accompagnement au changement et la prise des décisions au fur et à mesure de l'avancée de votre projet/vos solutions.
La socialisation du Designer
Imaginez un architecte qui conçoit un bâtiment sans s'entourer d'ingénieurs, d'experts en matériaux, en physique, vous pouvez être sûr que l'édifice ne tiendra pas longtemps debout : nous avons besoin de tous les métiers pour concevoir une solution fiable. Un effort d'ouverture est alors nécessaire. Cela peut se faire via différents moyens, par exemple, partager les connaissances utilisateurs vers l'extérieur, proposer des formations pour faire comprendre le Design ou encore collaborer avec les différents métiers.
Oui, en tant que Designer, vous devez vous intéresser à tous ceux qui vous entourent afin de mieux comprendre comment ils travaillent.
Les liens avec les différentes personnes
Interagir avec différents métiers n'est pas chose facile. Il faut garder en tête qu'un jargon de Designer ne parle pas forcément aux autres. Il est nécessaire d'adapter son discours en fonction de l'interlocuteur. Une règle simple pour y arriver est d'alléger au maximum son discours. Par exemple : un manager peut avoir comme objectif de réduire les coûts de production. Si vous optez pour la pratique d'une communication fluide, vous allez naturellement faciliter l'autonomie des équipes avec lesquelles vous allez travailler.
Les communautés et/ou guildes de travail
Créer des communautés et/ou guildes pour intégrer le Design à différents niveaux de discussion permet de répartir les Designers efficacement. Cela ajoute la possibilité d'éprouver rapidement des hypothèses, outils, technologies ou même encore des axes d'amélioration. Par exemple, éprouver une nouvelle architecture technique : une guilde Design / archi / dev : permet d'éprouver un modèle et de voir les bénéfices sur la solution finale.
Vous pourrez enfin proposer un processus adapté mais tout en gardant en tête que ce processus doit être le plus simple possible au départ pour faciliter la compréhension et l'intégration de celui-ci.
Les ressources humaines et le recrutement
Créer une stratégie de recrutement en collaboration avec les managers et RH est aussi un point essentiel. En connaissant bien les équipes, il y a une stratégie à mettre en place qui entraînera une stratégie de recrutement, un référencement d'agences et d'ESN ou un choix d'internaliser les ressources.
Il apparaît qu'une collaboration avec les personnes en charge des ressources humaines et managers devient un prérequis : pour aller chercher de nouveaux talents, pour exprimer des demandes plus précises que : “on cherche un UX/UI” et ainsi gagner en qualité sur le recrutement final.
Si la compréhension des facteurs extérieurs à l'équipe de Design est essentielle, il en est bien sûr de même à l'intérieur de l'équipe de Design.
A l'intérieur de l'équipe Design
Afin de garantir une bonne collaboration, synchronisation et intégration au sein même de l'équipe de Design, la définition et l'observation de bonnes pratiques et règles s'avèrent incontournables. Il est également primordial de veiller à l'épanouissement des membres de l'équipe pour conserver cette bonne collaboration dans le temps. Chacun doit se sentir pleinement à sa place et s'épanouir.
Des bonnes pratiques à appliquer à nous même avant de les appliquer à l'équipe
Comme énoncé plus haut, il est important de mettre en place des bonnes pratiques au sein de son équipe afin que celles-ci puissent devenir des exemples. Elles doivent être appliquées et comprises par chacun.
Tips : Garder en tête que le premier exemple est la personne qui propose une règle, l'applique ; son travail est facilité/fluidifié.
Les règles de l'équipe
Les règles de l'équipe peuvent être diverses et variées. Elles peuvent être des valeurs, des rituels mais aussi une manière d'accompagner et d'intégrer des nouveaux arrivants. Il est important d'accueillir la diversité des points de vue et arbitrer (ex : donner des rôles d'avocat du diable, se remettre en question pour toujours se challenger).
Les nouveaux arrivants et l'évolution des membres de l'équipe
Chaque Designer ou Designeuse recruté est différent et va s'épanouir en ce sens. Ses souhaits et aspirations seront des points clés à prendre en compte pour pouvoir mettre à sa disposition des opportunités cohérentes.
Certains pourront faire rayonner leurs compétences dans un domaine quand d'autres iront vers une montée en compétences, ou d'autres encore se permettront une reconversion professionnelle.
Prendre en compte ses aspirations et y répondre peut conditionner la réussite : les membres d'une équipe se sentiront à leur place, et auront un travail qui a du sens. Cela demande de bien connaître les autres équipes, l'organisation et les différents métiers de l'entreprise. Une vision 360 est requise et c'est tout l'intérêt d'un poste de Design Ops à mi-temps / plein temps.
Tips : Un des critères de réussite : connaître les personnes (compétences, aspirations) pour pouvoir répondre à leurs besoins et répondre aux besoins de l'entreprise (objectifs).
En accompagnant les Designers et Designeuses, on se met en charge de leur apporter du temps, de la respiration pour réfléchir. Organiser et planifier des séances individuelles donne l'opportunité de prendre du temps pour soi, d'aider à prendre du recul, de faire un travail de remise en question quand le besoin se fait sentir ou tout simplement de récupérer de nouvelles aspirations (ex : aider la personne à se construire et s'imaginer son futur/moyen terme).
C'est aussi le moment de faire un point sur l'évolution de ses compétences, dures ou douces.
Vos équipes communiquent efficacement, se coordonnent, elles s'amusent même ensemble ? Parfait ! Maintenant que les bases sont solides, nous allons pouvoir prolonger cette efficacité à travers des outils adaptés aux besoins et aux équipes.